Политика в отношении обработки персональных данных

Оглавление

1. ВВЕДЕНИЕ

1.1. Настоящий документ определяет политику ООО «БалтАвтоТрейд-М» (далее – «Общество») в отношении обработки персональных данных.

1.2. Общество, в рамках выполнения своей основной финансово-хозяйственной деятельности, осуществляет обработку персональных данных различных категорий субъектов персональных данных: физических лиц, состоящих (состоявших) в трудовых отношениях с Обществом; физических лиц, состоящих (состоявших) в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с Обществом; физических лиц, обратившихся в Общество с целью получения информации, заключения договора либо вступления в иные гражданско-правовые отношения с Обществом (лицом, интересы которого представляет Общество); физических лиц, не состоящих с Обществом в трудовых или гражданско-правовых отношениях, проходящих на территорию (в помещения), на которой располагается Общество; иных физических лиц, чьи персональные данные обрабатываются Обществом в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ; представителей вышеперечисленных физических лиц. 1.3. При организации и осуществлении обработки персональных данных Общество руководствуется требованиями Федерального закона от 27.07.2006г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными 3правовыми актами.

1.4. С целью поддержания деловой репутации и обеспечения выполнения норм действующего законодательства Российской Федерации, по вопросам обработки персональных данных, Общество считает важнейшими задачами: обеспечение легитимности обработки персональных данных в бизнес-процессах Общества и обеспечение надлежащего уровня безопасности обрабатываемых в Компании персональных данных.

1.4.1. Настоящая Политика является внутренним документом Общества, общедоступной и подлежит размещению на официальном сайте Общества.

1.4.2. Настоящая Политика подлежит пересмотру и, при необходимости, актуализации в случае изменений в законодательстве Российской Федерации.

2. ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

2.1. Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

2.2. Группа - группа компаний «БалтАвтоТрейд-М», в которую включены компания и другие юридические лица (в том числе Общество);

2.3. Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

2.4. Информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

2.5. Конфиденциальность персональных данных - операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом;

2.6. Компания - ООО «БалтАвтоТрейд-М – Менеджмент» (и его филиалы в субъектах Российской Федерации), оказывающее Оператору на основании заключенного с ним договора услуги, в том числе, по ведению бухгалтерского учета, маркетинговых услуг, по поддержке в сфере информационных технологий, по организации и обеспечению защиты персональных данных в информационных системах и прочие услуги

2.7. Оператор – общество или другое лицо, которому общество с письменного согласия клиента поручило на основании заключаемого с таким другим лицом договора обрабатывать персональные данные клиента.

2.8. Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

2.9. Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с Персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.10. Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

2.11. Персональные данные (персональные данные) - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.12. Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

2.13. Трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу;

2.14. Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

3. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

3.2. Целями обработки персональных данных клиента могут являться следующие цели:

а) для заключения Обществом и/или его аффилированными лицами, входящими в группу, любых договоров с клиентами, их дальнейшего исполнения;

б) для обеспечения участия клиента в проводимых акциях, опросах, исследованиях (включая, но не ограничиваясь проведением опросов посредством электронной, телефонной и сотовой связи);

в) для осуществления Общестом и/или его аффилированными лицами, входящими в группу, видов деятельности, указанных в уставе;

г) для подготовки аналитических и сводных отчетов;

д) для предоставления клиенту информации об оказываемых Оператором и/или его аффилированными лицами, входящими в группу, услугах, реализуемых товарах;

е) для содействия в заключении, изменении или расторжении договоров с кредитными и страховыми организациями;

ж) для выполнения требований законодательства и/или заключенных с клиентами договоров;

з) для совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении клиента, не запрещенных законодательством;

и) в целях исполнения требований действующего законодательства Российской Федерации.

4. ПРИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1. При обработке персональных данных в Обществе обеспечивается точность персональных данных, их достаточность и в необходимых случаях актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Общество принимает необходимые меры (обеспечивает их принятие) по удалению или уточнению неполных или неточных персональных данных.

4.2. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

4.3. Хранение персональных данных в Обществе осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

4.4. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместных между собой.

4.5. Обработке подлежат только те персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

4.6. Общество в ходе своей деятельности может предоставлять и (или) поручать обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. При этом обязательным условием предоставления и (или) поручения обработки персональных данных другому лицу является обязанность сторон по соблюдению конфиденциальности и обеспечению безопасности персональных данных при их обработке.

4.7. Общество не размещает персональные данные субъекта персональных данных в общедоступных источниках без его предварительного согласия.

4.8. С целью обеспечения безопасности персональных данных при их обработке Общество принимает необходимые и достаточные правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

4.9. В целях обеспечения адекватной защиты персональных данных Общество проводит оценку вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения безопасности их персональных данных, а также определяет актуальные угрозы безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.

4.10. В соответствии с выявленными актуальными угрозами Общество применяет необходимые и достаточные правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных, включающие в себя использование прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации, обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер, восстановление персональных данных, ограничение доступа к персональным данным, регистрацию и учет действий с персональными данными, а также контроль и оценку эффективности применяемых мер по обеспечению безопасности персональных данных.

5. УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

5.1. Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением принципов и правил, установленных Федеральным законом 152 «О персональных данных». Обработка персональных данных допускается в следующих случаях:

– обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;

– обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;

– обработка персональных данных необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта иного органа государственной власти или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации;

– обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

– обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

– обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц, либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

– обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, при условии обязательного обезличивания персональных данных. Исключение составляет обработка персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи (электронная почта, мобильные устройства, телефон и т.д.);

– осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных, либо по его просьбе (далее – персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных);

– осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.

5.2. В случае необходимости Общество может включить персональные данные субъектов в общедоступные источники персональных данных, при этом Общество берет письменное согласие субъекта на обработку его персональных данных.

5.3. Общество не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, состояния здоровья.

5.4. Биометрические персональные данные (сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных) в Обществе не обрабатываются.

5.5. Общество не осуществляет трансграничную передачу персональных данных на территорию иностранных государств.

5.6. Принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, не осуществляется.

5.7. При отсутствии необходимости письменного согласия субъекта на обработку его персональных данных согласие субъекта может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей получить факт его получения форме.

5.8. Общество вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора поручения. При этом Общество в договоре обязует лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Общества, соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные настоящим документом и Федеральным законом№152-ФЗ «О персональных данных».

5.9. В случае если Общество поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет Общество. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Общества, несет ответственность перед Обществом.

5.10. Общество обязуется и обязует иные лица, получившие доступ к персональным данным, не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

5.11. Сбор и обработка персональных данных клиентов без получения согласия осуществляется в следующих случаях:

а) персональные данные Клиента являются общедоступными;

б) по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом;

в) обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия Оператора;

г) обработка персональных данных осуществляется в целях заключения и исполнения договора, одной из сторон которого является клиент, а также для заключения договора по инициативе клиента или договора, по которому клиент будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

д) обработка персональных данных осуществляется для статистических целей, за исключением целей связанных с продвижением товаров, работ, услуг на рынке, при условии обязательного обезличивания персональных данных;

е) обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей;

ж) обработка персональных данных необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

з) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов клиента, если получение согласия клиента невозможно;

и) осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом;

к) обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы клиента.

1.12. Физический доступ клиентов Общества на территорию Общества осуществляется в соответствии с внутренними правилами Общества;

6. ПРАВА СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

6.1. В соответствии с № 152-ФЗ «О персональных данных» субъект персональных данных имеет право:

6.2. В целях обеспечения защиты персональных данных клиенты Общества вправе:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и способе обработки этих данных (в том числе автоматизированной). Содержание такой информации установлено в п. 6.3. настоящего положения. Право доступа клиента к его персональным данным может быть ограничено только в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о персональных данных.

в) требовать от Общества уточнения его персональных данных, их уничтожения или блокирования, если персональные данные клиента являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

г) обжаловать в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, действия (бездействие) уполномоченных должностных лиц Общества.

д) обратиться к Обществу с составленным с соблюдением требования законодательства запросом об обработке персональных данных Обществом.

е) осуществлять иные права, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации.

6.3. Клиент имеет право на безвозмездное получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

а) подтверждение факта обработки персональных данных Обществом;

б) правовые основания и цели обработки персональных данных;

в) цели и применяемые Обществом способы обработки персональных данных;

г) наименование и место нахождения Общества, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным, или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Обществом или на основании действующего законодательства Российской Федерации;

д) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему клиенту, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен действующим законодательством Российской Федерации;

е) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

ж) порядок осуществления клиентом прав, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;

з) наименование и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

и) иные сведения, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации.

6.4. Сведения, указанные в п. 6.3. настоящего положения, должны быть предоставлены клиенту в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим клиентам или иным субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

6.5. Доступ клиенту к своим персональным данным или его надлежащим образом уполномоченному представителю предоставляется в следующем порядке:

а) при обращении клиента или его надлежащим образом уполномоченного представителя - в момент обращения;

б) при получении Оператором запроса клиента или его надлежащим образом уполномоченного представителя - в течение тридцати дней с даты получения Оператором такого запроса.

6.6. Перед предоставлением информации или доступа к информации работник Общества обязан тщательно сверить:

а) данные клиента, запрашивающего доступ к его персональным данным, с данными, содержащимися в системе (фамилия, имя, отчество, паспортные данные). В случае каких-либо расхождений между данными в системе и данными предъявленного клиентом паспорта, необходимо незамедлительно сообщить клиенту о расхождениях. В таком случае необходимо предложить клиенту написать запрос о предоставлении персональных данных или доступа к ним с объяснением причин выявленных расхождений;

б) данные паспорта надлежащим образом уполномоченного представителя клиента с данными представителя, указанными в нотариальной доверенности, а также сверить данные клиента, выдавшего доверенность, с данными клиента, содержащимися в системе. В случае каких-либо расхождений между данными в паспорте, доверенности, системе необходимо незамедлительно сообщить представителю клиента о расхождениях. В таком случае необходимо предложить представителю клиента написать запрос о предоставлении персональных данных или доступа к ним с объяснением причин выявленных расхождений.

6.7. Запрос должен содержать следующие данные:

а) номер основного документа, удостоверяющего личность клиента и надлежащим образом уполномоченного представителя (если запрос от представителя);

б) сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

в) реквизиты нотариальной доверенности и ее копия (если запрос от представителя);

г) сведения, подтверждающие участие клиента в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором,

д) подпись клиента или его надлежащим образом уполномоченного представителя.

6.8. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6.9. В течение 30 (тридцати) дней со дня обращения к Оператору клиента или его надлежащим образом уполномоченного представителя либо с даты получения запроса от указанных лиц Общество обязано сообщить запрашивающему лицу информацию о наличии персональных данных о нем или представляемом лице и, при необходимости, предоставить возможность ознакомления с персональными данными, либо в течение этого же срока дать мотивированный отказ в предоставлении информации.

6.10. В случае, если сведения, указанные в п. 6.3. настоящего положения, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления клиенту по его запросу, то повторно клиент вправе обратиться к Оператору или направить ему повторный запрос в целях получения сведений, указанных в п. 6.3. настоящего положения, и ознакомления с персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не предусмотрен действующим законодательством Российской Федерации.

В случае, если сведения, указанные в п. 6.3. настоящего положения, а также обрабатываемые персональные данные клиента не были предоставлены для ознакомления клиенту по его запросу в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения, то клиент вправе до истечения срока, указанного в абзаце первом настоящего пункта, повторно обратиться к Оператору или направить ему повторный запрос в целях получения сведений, указанных в п. 6.3. настоящего положения, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными клиента.

Повторный запрос должен содержать обоснование направления повторного запроса.

6.11. Оператор вправе отказать клиенту в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным настоящим положением, в срок, установленный для ответа на запрос клиента.

6.12. Оператор обязан сообщить в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных по надлежащим образом оформленному запросу этого органа необходимую информацию в течение тридцати дней с даты получения такого запроса.

7. ОБЯЗАННОСТИ ОБЩЕСТВА

7.1. В соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» Общество обязано:

7.2. Предоставлять субъекту персональных данных по его запросу информацию, касающуюся обработки его персональных данных, либо на законных основаниях предоставить отказ.

7.3. По требованию субъекта персональных данных уточнять обрабатываемые персональные данные, блокировать или удалять, если персональных данных являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.

7.4. Уведомлять субъекта персональных данных об обработке персональных данных в том случае, если персональные данные были получены не от субъекта персональных данных. Исключение составляют следующие случаи:

– субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных соответствующим оператором;

– персональные данные получены Обществом на основании федерального закона или в связи с исполнением договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;

– персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных или получены из общедоступного источника;

– Общество осуществляет обработку персональных данных для статистических или иных исследовательских целей, для осуществления основной финансово-хозяйственной деятельности, если при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;

– предоставление субъекту персональных данных сведений, содержащихся в уведомлении об обработке персональных данных, нарушает права и законные интересы третьих лиц.

7.5. В случае достижения цели обработки персональных данных незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Обществом и субъектом персональных данных либо если Общество не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных №152-ФЗ «О персональных данных» или другими федеральными законами.

7.6. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено соглашением между Обществом и субъектом персональных данных. Об уничтожении персональных данных Общество обязано уведомить субъекта персональных данных.

7.7. В случае поступления требования субъекта о прекращении обработки персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке немедленно прекратить обработку персональных данных.

8. ИЗМЕНЕНИЕ ПОЛИТИКИ

8.1. Общество имеет право вносить изменения в настоящую Политику.

При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте Общества, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.